跨文化团队开会，沉默常被误读成没意见。有人习惯等长辈或上级先开口，有人需要时间组织第二语言的句子。发言顺序不设计，会议结论往往只反映声音大的那几个人。
先给书面预读
会前二十四小时发一页纸，写清议题、需要决定的事项、每人要回答的问题。书面表达能绕开语言速度的差异，也让内向的成员有时间准备。预读材料不要超过一页，超过就没人看。材料用两种语言并列，不要只发一种再口头翻译。
发言从资历浅的开始
按资历倒序发言，最后才轮到负责人。负责人先讲，后面的人多半只会附和。每人限时两分钟，讲完不打断，问题记下来统一回答。计时可以由主持人做，不要交给当事人。如果有人连续两次没发言，可以私下问一句，不要当众点名。
给沉默留一个入口
设一个匿名提问渠道，会后二十四小时内收集。会上没人提的异议，往往在会后出现。把会后意见纳入纪要，下一轮会议先回应，形成闭环。匿名渠道要说明谁能看到、多久回复，否则没人会用。
会议纪要固定写三项，决定、分歧、待确认。分歧一栏不要留空，留空通常说明没人敢说。主持人可以在结束时点名邀请一位未发言者补充，只问一个问题，不给压力。纪要发出后给二十四小时补充期，过后不再改。会议时长控制在一小时内，超过就容易走神。
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