出事之后，时间往往比证据先丢掉。报案晚一天，理赔材料就可能被退回重做。
24 小时内报备
确认发生需要处理的不良事件后，24 小时内向承保方报备，先报事实，不等责任认定。报备内容写清时间、项目、产品批号、当前处置四项。电话报备后补一封邮件，保留回执。报备编号记在事件台账首页，后续材料都引用这个编号。
48 小时内交材料
常见材料包括病历复印件、知情同意书、产品与设备记录、现场照片、客户沟通记录。缺一项就先交已有的，附一张补交清单，写明确切补交日期。不要为了凑齐材料拖过时限。材料按目录排序，扫描件命名统一为日期加文件类型。
第七天做一次跟进
报案后第七天联系理赔专员，确认材料是否齐全、是否进入定损。每次沟通记录对方姓名、工号、结论三项。超过两周没有进展，走书面催办，抄送机构负责人。催办邮件保留发送记录，电话沟通补一段文字确认。
平时先做三件事
把保单责任范围、免赔额、报案电话做成一页卡，贴在治疗室和前台。指定一名报案负责人和一名替补，避免休假时无人对接。每季度做一次空跑演练，从发现事件到提交材料控制在两小时内。演练结束写三条改进项，指定完成人和日期。
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